Просмотр полной версии : Как организовать конференцию?
Добрый день коллеги!
С недавнего времени задался вопросом, как организовать конференцию, было бы интересно организовать научную конференцию или семинар за рубежом, может у кого-то есть практика или информация, как это делается?
Заранее спасибо
Anastasiya Gorelova
27.07.2008, 10:37
Я на данный момент занимаюсь организацией конференции в МСК.
Начинали с того, что определили тематику конференции, направления работы (секции), собрали программный комитет из числа профессоров ведущих вузоов РФ и СНГ.
Написали Положение о конференции с описанием порядка подачи работ на конфернцию, где и как будет проводится, какие требования к работам.
Дали объявления о старте конференции и сборе работ (интернет, СМИ, расслка по вузам, федеральные образовательные сайты и т.д.).
Параллельно надо договариваться с владельцами помещения, где будет проходить мероприятие (если это предполагается), определить издательство (для публикации сборника), если готовы помочь иногородним с заселением - то поиск гостиницы и бронирование номеров.
Учитывая, что это будет первая конференция, надо понимать, что народу будет немного и сразу все не окупится.
Важно обозначить актуальные и интересные темы, которые еще "не избиты" и привлекут участников, а также найти спонсоров мероприятия (комерческие компании, гос.научные учреждения и т.п.).
А в остальном взять за образец какую-либо успешную научную конференцию и сделать все как у них (по образу и подобию).
Успехов!
Спасибо большое за ответ!
У меня сразу же возникло несколько вопросов:
1) надо ли где регистрировать информацию о том, что будет проводиться конференция.
2) Может ли какая-то частная организация проводить научные конференции и семинары, либо это прерогатива только ВУЗов.
3)Если по результатам конференции я бы хотел, чтоб вышел сборник тезисов-это издание нужно как-то регистрировать либо можно просто в издательстве заказать этот сборник и раздать учасникам конференции?
4) Подобоный вопрос и по сертификату-если мы хотим выдать сертификаты учасникам, мы можем просто заказать их в типографии и поставить печать либо их надо где-то регистрировать и т.д.?
5) Если мы хотели бы провести конференция где-то зарубежом, надо ли нам обязательно связываться с тур.компанией либо мы сами можем зарезервировать отель и заказать билеты для участников конференции?
Если у кого-то есть опыт по проведению конференций зарубежом-пожалуйста сообщите-есть интересные идеи и предложения.
Anastasiya Gorelova
28.07.2008, 13:02
Попробую ответить на часть вопросов:
У меня сразу же возникло несколько вопросов:
1) надо ли где регистрировать информацию о том, что будет проводиться конференция.
насколько я знаю, нет. Тут главное проинформировать общественность о мероприятии: в журналах, сайтах, на стендах информационных и т.п.
2) Может ли какая-то частная организация проводить научные конференции и семинары, либо это прерогатива только ВУЗов.
может. Любой может организовать конференцию. Вопрос только каков будет её статус? Для научной - важно наличие ученых, для бизнес-конференции - наличие безнесменов и т.п.
Я организую не как вуз, как фирма. Но конференция - международная студенческая (по участникам). С надеждой придать ей статус научной. Сейчас это первая "проба", дальше будем изучать ошибки и смотреть как улучшить и что.
3)Если по результатам конференции я бы хотел, чтоб вышел сборник тезисов-это издание нужно как-то регистрировать либо можно просто в издательстве заказать этот сборник и раздать учасникам конференции?
не знаю. Лучше посмотреть один из сборников похожей конференции и спросить у издателей.
4) Подобоный вопрос и по сертификату-если мы хотим выдать сертификаты учасникам, мы можем просто заказать их в типографии и поставить печать либо их надо где-то регистрировать и т.д.?
не надо нигде регистрировать. Это ваша инициатива, где хотите и как хотите их печатаете. Вопрос только в статусе документа. если там стоит подпись Фурсенко, то, думаю, регистрировать надо
5) Если мы хотели бы провести конференция где-то зарубежом, надо ли нам обязательно связываться с тур.компанией либо мы сами можем зарезервировать отель и заказать билеты для участников конференции?
зависит от правил въезда в страну. Иногда проще организовать групповой тур через агентство, чтобы не мучаться с визой и с бронированием отеля на большое число гостей.
В принципе, все по силам и самим.
А Вы по какой тематике и в каком городе планируете проводить конференцию? Может объеденим усилия? Я так понимаю, что если в конференции будут принимать участие несколько ученых -ее уже можно называть научной или есть какие-то требования к названию конференций???
Планируете ли Вы выпускать сборник тезисов по результатам конференции или где собираетесь размещать тезисы участников?
Anastasiya Gorelova
29.07.2008, 11:07
А Вы по какой тематике и в каком городе планируете проводить конференцию? Может объеденим усилия? Я так понимаю, что если в конференции будут принимать участие несколько ученых -ее уже можно называть научной или есть какие-то требования к названию конференций???
Планируете ли Вы выпускать сборник тезисов по результатам конференции или где собираетесь размещать тезисы участников?
Сейчас в Москве (28-29 августа). Тематика: Информационная безопасность.
Публиковать тезисы в сборнике пока не будем, в этом году разместим на нашем сайте. На следующий год - подумаем.
Требований по статусу конференции у меня нет. Я поспрашиваю у знакомых организаторов научных конференций - постараюсь до конца недели отписаться.
Немного интересной информации тут есть (старая правда публикация) http://www.treko.ru/show_article_470
Есть такая книга смешная о науке - А.В. Юревич "Психологи тоже шутят". Там есть глава и про то, как организовать конференцию. Очень жизненно :)
Anastasiya Gorelova
12.09.2008, 18:29
Могу подвести итог и сообщить, что я справилась с организацией и все прошло отлично!
nauczyciel
12.09.2008, 18:36
Anastasiya Gorelova, поздравляю! :)
Anastasiya Gorelova
13.09.2008, 19:45
Спасибо!
Результаты действительно отличные!
Осталось "доверстать" страничку по итогам конференции, пресс-релиз уже опубликован.
Трех студентов пригласили к нам на работу, начата подготовка ко второй конференции.
Спасибо!
Результаты действительно отличные!
Осталось "доверстать" страничку по итогам конференции, пресс-релиз уже опубликован.
Трех студентов пригласили к нам на работу, начата подготовка ко второй конференции.
А какую конференцию Вы организовывали, если не секрет?! И какая следующая?! Я сейчас создаю портал для помощи в организации конференций... Посмотрите, возможно, Вам пригодится: http://ruconf.ru
Anastasiya Gorelova
09.11.2009, 00:21
вот эту http://www.kasperskyacademy.com/ru/it_security_conference_about
Как организовать конференцию (всероссийскую или с международным участием)?
Делимся опытом, советами...
очную или заочную?
на очную надо четко понимать - где взять денег.. И где взять толковых "технических работников" на всякую хрень, занимающую кучу сил и времени: машины, встречи, размещения, кормление, прием - передача - отправка гостей.
Если есть деньги и есть хотя-бы штук 10 технических работников - начинаем составлять приглашалки и рассылать по городам и весям.
Помимо этого на личных контактах приглашаем штуки 3 свадебных генералов = шобы было прилично и на уровне.. Неплохо еше притащить какую-нить тушку из Админи.области.. край - города..
Далее - назначаем ответственных по секциям конференции и начинаем сбор статей..
Далее решаем проблемы с культурной и некультурной программой, а так же четко составляем график каждого дня конфы:
9.00 - встречи. Отвественный Иванов, Петров, Сидоров..
И так - все дни конфы... (отвественных лучше всегда 2, + иметь про запас одну лошадь "запасную" - практика показывает - внезапно какая-то фигня едино случится)
ну как-то так...
За неделю до начала конфы четко проверяем: кто платил за участие - кто не платил, формируем раздаточные пакеты, таблички, проверяем технику. Аналогично - за день до начала конфы..
Практика показывает, что для успешной организации очной конференции нужны либо очень авторитетное учреждение, которое создаст "крышу", либо ЛИЧНЫЕ связи с наиболее значимыми учеными. В остальных случаях лучше ограничиться дистанционной или заочной конференцией. Статус для защиты у них такой же, а при добросовестном подходе организаторов люди в них охотно участвуют. (это из личного опыта)
В остальных случаях лучше ограничиться дистанционной или заочной конференцией.
если при этом в названии конференции и материалов не писать "заочная", то вообще замечательно.
Alextiger
02.02.2012, 18:44
ограничиться дистанционной
мне кажется, в связи с развитием технологий, интернет-конференции начнут занимать всё более достойное место. Зря на них косо смотрят - за ними будущее. На них можно реально обсудить докладов больше, чем даже на очной.
На них можно реально обсудить докладов больше
верно.
Вопрос возникает с публикацией материалов таких интернет-конференций: зачастую публикация только онлайн. Законы об авторском праве в нашем государстве соблюдаются плохо, мягко говоря.
мне кажется, в связи с развитием технологий, интернет-конференции начнут занимать всё более достойное место. Зря на них косо смотрят - за ними будущее. На них можно реально обсудить докладов больше, чем даже на очной.
Дело не в технологиях, а в поколениях людей. Это Вы можете быстро набирать текст на клавиатуре, а большинство специалистов, хороших специалистов в возрасте 40 лет и больше, набирают медленно, а некоторые вообще не дружат в комрьютерами.
Alextiger
02.02.2012, 19:32
Вопрос возникает с публикацией материалов таких интернет-конференций
надо выбирать такие, где с бумажной публикацией :)
набирают медленно, а некоторые вообще не дружат в комрьютерами.
это конечно тоже. Но вот я и говорю: когда технологии разовьются, будет лекго устроить и видеоконференцию, например. Или выкладывать видеокомментарии к докладам, и т.д.
Вопрос по организации конференции.
В нашем ВУЗе мы ежегодно проводим конференции. Этот год не исключение, уже пришло много заявок, идет оплата оргвзноса участниками. Но, в этом году в ВУЗе сменился главный бухгалтер. И она сегодя сказала что с каждым участником нужно заключать договор на участие в конференции и оплате оргвзноса. Без этих договоров она не сможет провести деньги по бухгалтерии. Я этот момент совсем не понял, вроде как у нас в ВУЗе есть приказ опроведении конференции. Есть утвержденное информационное письмо, которое обнародовано. Участники добровольно оплачивают оргвзнос. Договор по сути является публичным и заключен в усной форме. Разве этого не достаточно?
Хотелось бы услышать Ваше мнение по особенностям оформления "финансовой стороны" конференции.
И она сегодя сказала что с каждым участником нужно заключать договор на участие в конференции и оплате оргвзноса. Без этих договоров она не сможет провести деньги по бухгалтерии.
Впервые встречаю такое экзотическое требование.
ЗЫ обучение на рабочем месте для главбуха- это адреналин для ректора -экстремала:D
leodeltolle
05.04.2012, 19:54
оформления "финансовой стороны" конференции.
объявите оферту или на обороте квитанции напечатайте договор
Дело в том что уже больше 50 заявок пришло оплаченных. Я не понмаю, какие вообще сложности могут быть при налогообложении в данном случае? Ну оплатили они эти деньги на счет, по сути все они будут израсходованы на печать и рассылку сборника, организацию самого мероприятия. Прибыли в итоге не останется. Чем это чревато для ВУЗа?
Ну а заключать договор с каждым участников конференции - это вообще бред. Многие участвуют заочно из ближнего зарубежья, с ними заключить его будет не так просто и не быстро.
Еще вопрос. Не у кого нет образца приказа по ВУЗу о проведении конференции? Понимаю, что в произвольной форме пишется, но хочется увидеть как это бывает других учебных заведениях.
Разве этого не достаточно
у нас более ничего не требуется.
Ваш бухгалтер возможно впервые столкнулась с организацией конференции?
образца приказа по ВУЗу о проведении конференции
смотрите вложение (приказ найден в интернет).
смотрите вложение (приказ найден в интернет)
у нас с этого года такое не прокатило(. Пришлось расшифровывать - почему взнос составляет Х рублей, а не У. Ибо до момента сбора всех стаей определить - скоко затратиться на печать и рассылку сборника по мнению гл.буха = невозможна
Ибо до момента сбора всех стаей определить - скоко затратиться на печать и рассылку сборника по мнению гл.буха = невозможна
Затроль главбуха: скажи, чтобы использовала учетные цены :D
Практический совет: поручайте финансовые вопросы, связанные с проведением конференции, подконтрольным частным структурам. Вузу от этих денежек больше головной боли, чем удовольствия.
vBulletin® v3.8.8, Copyright ©2000-2024, vBulletin Solutions, Inc. Перевод: zCarot