а почему в письме надо писать ... просим выступить ... зашита состоится Дата
где почитать первоисточник можно

Потому что когда-нибудь и куда-то никто делать документ не станет.

Нет источника. Есть сложившаяся практика.

это есть где почитать?

у ученого секретаря диссертационного совета

Почитать? Это все из всяких положений вытекает.
Правильный порядок такой (я многое опускаю, только про место согласия ведущей):
1. Предзащита
2. Отнести письмо в "пока еще не ведущую" организацию с просьбой выступить в качестве ведущей.
3. Получить письменное согласие от ведущей организации.
4. Утверждение оппонентов и ведущей организации (у нас на утверждении обязательно наличие письменного согласия ведущей организации и оппонентов, за исключением случаев когда оппонент сам присутствует и может сказать что согласен).
5. Печать автореферата (до утверждения оппонентов и ведущей печатать АР - не рекомендуется, говорят, у нас были случаи, когда ведущую организацию не утверждали).
6. Рассылка.

буду делать все как руководитель скажет

лучше как скажет ученый секретарь совета.

Здравствуйте,

Подскажите, пожалуйста, выписка из протокола расширенного заседания кафедры отличается по форме от выписки из протокола обычного заседания?
Дело в том, что у меня на кафедре не хватает докторов наук по моей специальности (насколько я поняла, их должно быть минимум 3), поэтому будем приглашать с других кафедр.
Всё оформлять всё равно буду я. Кстати, ещё один вопросы: кто по правилам должен оформлять эту выписку? И как получается по факту? Неужели всегда её делает соискатель? Эта выписка идёт в ВАК?

Заранее Вас благодарю за помощь!!!

С уважением, Лена

В случае предзащиты выписка утверждается ректором или проректором ВУЗа.
Желательно, но официальных НПА по этому поводу нет, поэтому для перестраховки ориентируемся на положение о порядке присуждения ученых степеней, но уж, если 3-х нет, то пойдет сколько есть. А для кандидатской и доценты, к.н. - комильфо.
Все всегда в этом случае делает соискатель, и не ищите правил по этому вопросу, потому что выписка нужна прежде всего Вам, а значит ее содержание должно быть оценено и отредактировано именно Вами, а не тетей Машей с кафедры, ответственной за ведения протоколов заседания кафедры.
Выписка входит в состав АД и идет в МОН РФ.

А не могли бы вы уточнить, что значит виза на запросе в ведущую организацию? Нужно ли письменно от имени совета просить оппонентов быть официальными оппонентами?