1) Вы должны доработать диссертацию по замечаниям Вашего научного руководителя, он должен принять решение: "будем делать кафедральное обсуждение"
2) По диссертации назначают двух рецензентов, одного - с кафедры, другого - стороннего. Один - доктор наук, второй может быть кандидатом. Они должны дать свои заключения, желательно их присутствие на предзащите. Но их заключения - не строгий документ, часто это просто перечень замечаний
3) Диссертацию и (обычно) проект автореферата надо положить на кафедру - чтобы ознакомились все сотрудники
4) Ну и, собственно, назначить само расширенное заседание кафедры, решить оргвопросы (помещение, проекционное оборудование, сбор сотрудников кафедры и приглашенных, питьевая вода, раздаточный материал). Кое-где после предзащиты делают "чаепитие", кое-где - нет.
Исход предзащиты - рекомендовать с замечаниями или доработать диссертацию и собраться еще раз. Он зависит от ряда факторов, чаще всего это решает заведующий кафедрой.

Вообще статьи в журналах "Перечня..." ВАК должны быть за месяц до защиты. Но желательно, чтобы уже к предзащите они были, так всем спокойнее. Совет точно потребует, чтоб статья (а лучше статьи) была к моменту сдачи документов. Решайте индивидуально на месте, возможно, сделают предзащиту, пока статья еще в печати.

На рассмотрение в Совет - тот текст, который Вы и Ваш НР считаете законченным. Но в ходе экспертизы он будет правиться по замечаниям рецензентов.

P.S. Ну и если у Вас уже есть статьи ВАК, а в печати - одна из них, к организации предзащиты с этой стороны препятствий нет.

Дисер, распечатаный даже на черновиках (но лучше конечно начистую), имеющий список литературы и титульник. Раздаточный материал - распечатаный на принтере автореферат и презентация. Последние можно сшить просто степлером, делать книжку нет необходимости.
Учтите, что во время ПЗ вашу работу будут много критиковать и возможно многое придётся переделать. Оно и понятно - пропустив вас на ПЗ совет уже не может вас завалить на защите - себе дороже - потому выжимают максимум.

Добавлено через 54 секунды
На защите уже требуется типографски сшитый дисер и автореферат-книжка.

Добавлено через 5 минут 45 секунд
И ещё. У нас сначала проходит предзащита на кафедре, потом предзащита на расширеном заседании кафедры с членнами совета, и только потом защита.
У кого-то заседание кафедры отсутствует.
Узнайте, как у вас.
В любом случае, ПЗ - промежуточный этап, не надо стремиться делать на неё идеальный дисер. Все замечания и разногласия на ПЗ, по вашему мнению, являющиеся неверными, надо урегулировать прям там сразу, иначе потом будет сложно вносить изменения в дисер, которые идут в разрез с свашими представлениями.
Почитайте памятку соискателю, там много полезного.

Спасибо за ответ. Насчет переделки - что, может потребоваться переписывать диссер серьезно? А бывает такое, что кто-то из Совета встает и говорит подобную фразу: ИМХО, это не тянет на кандидатскую, курсовик какой-то (ну или магистерская)

Всякое бывает. Мой дисер вообще не переделывался (по мелочам типа переставить пункты новизны местами или вот тут слово двояко звучит). Сокамерник переделывал 1 главу и выводы по двум другим. В любом случае, на вашем дисере 2 фамилии - ваша и НР. С одной стороны это прикрытие, с другой, емсли у него плохие отношения с кем то, то могут и встать... Но в любом случае всё решает большинство голосов.

А есть ли требование такое, что все статьи в ВАКовских журналах должны быть без соавторов? Их наличие как-то ухудшает мнение о статье? Или она вообще может быть не засчитана?

Если ваша фамилия есть среди авторов, это ваша статья и она будет засчитана.
Единственная бумага, где пишется участие каждого участника в статье, это выписка с предзащиты, которая в ВАК не идёт и остаётся гнить в архиве универа.
У меня из 18 только 1 статья была с одним мной в авторах. Такая у нас традиция - поддерживать старших товарищей :( Впрочем, это окупается.

Многое зависит от отрасли наук. Но в экономике и педагогике стали обращать внимание на то, чтобы хотя бы часть ваковских статей была без соавторов (принцип простой - диссертация - это единоличный труд соискателя, если се работы в соавторстве, то возникают вопросы)

а разве в перечне научных трудов не указывается доля каждого автора в статье?
а разве выписка из предзащиты не идет в ВАК?

В выписке - да. Больше нигде.

Насколько знаю, нет. Только АР, где никакого участия не указано.

Выписка со статусом "заключение организации, в которой выполнена работа", включается и в первый, и во второй экземпляр аттестационного дела (3.7.6 в Положения о диссовете)

Кроме того, в советах ВГТУ уже примерно 6-7 лет в автореферате в обязательном порядке указывается личный вклад автора в следующем формате (раздел "Публикации" - увы, приведу целиком):

Публикации
Основные результаты диссертации опубликованы в 18 научных работах, в том числе 2 – в изданиях, рекомендованных ВАК РФ. В работах, опубликованных в соавторстве и приведенных в конце автореферата, лично соискателю принадлежат: [6, 7, 18] – аналитические модели двух- и трехзвенных архитектур клиент-серверной обработки транзакций; [2, 9] – критерий эффективности трехзвенной системы по сравнению с двухзвенной; [1, 18] – идентификация параметров локальной вычислительной сети центрального узла системы управления; [14, 15, 16] – процедуры и результаты тестирования информационной инфраструктуры; [2, 13, 17] – математическое обеспечение для управления удаленными диспетчерскими модулями; [8, 11] – системные компоненты управления данными на газонаполнительных станциях в виде независимых исполняемых модулей; [10, 12, 17] – специальное программное обеспечение учета процессов реализации газа в баллонах; [11, 18] – методология снижения потоков, поступающих из каждого звена, приводящая к общему снижению интенсивности конечного потока, поступающего на сервер приложений.