Открытое обсуждение - большой плюс.
Главное, чтобы заведующий кафедрой к которой Вы приписаны учавствовал в этом мероприятии и подписал заключение.
Просто в выписке, в части присутвовали - пишет дополнительно кто и из какой организации. Нормальная практика - приглашать специалистов и членов совета (в том числе и внешних).

Автору- О, почти моя история, также отдел аспирантуры , но уже с зав. каф. палки вставляет проведению предзащиты, ушки на макушке держите, не верьте никому, только если науч. руку.