Иногда об этом можно договориться с секретарем совета. Кстати, если я правильно понимаю, это их непосредственные обязанности

Ну хорошо, давайте посмотрим трезво.
Вам дали совет обратиться к учёному секретарю.

Положим, что Вы последовали данному совету и пошли к учёному секретарю, попросили о помощи за вознаграждение и тут возможны варианты:
1) учёный секретарь оглашает сумму, которая Вас устраивает и все довольны, все счастливы, все улыбаются...
2) учёный секретарь оглашает сумму гораздо большую, чем Вы расчитывали...
3) учёный секретарь ни в какую не соглашается это делать, у него нет времени и прочее, прочее...
4).......

В двух последних вариантах Вам придётся:

Всегда надо рассматривать худшее развитие событий для формирования приемлемой стратегии и тактики.

Я защищалась в другом городе, при этом практически все документы подготовила предварительно, вплоть до проекта стенограммы, в который после защиты вписала вопросы и замечания членов диссовета. Защищалась в пятницу, сдала документы в ВАК в среду (хотя все документы были готовы у меня еще в субботу, до вторника ждала подписи председателя совета и секретаря). Если все документы предварительно готовить, можно достаточно быстро все сделать, и главное быть спокойным, что все сделано хорошо и с должной тщательностью. :)

Вот оно превосходное решение! Заранее позаботиться о решении ответственного вопроса это хорошо. Сразу вспомнилось: всё надо делать вовремя...

Я многое сделала заранее, в результате делала документы месяц - ровно 30 дней. То не так, это не так. Переподписать. переделать. переиграть.
Доки были отправлены на 30 день, т.к. их не выпускали до последнего.

Ну по крайней мере дорабатывали, доделывали, а не всё сразу, это уже хорошо...
На 30 день... сроки соблюдены, но впритык... у нас был аналогичный случай.