mitek1989, понятно, это далеко от меня. очень

А где я компетентно рассуждаю? Я таки жалуюсь на наличие в объективной реальности сорока с гаком папок, из которых как минимум четыре-пять - пустые за ненадобностью.

а что мешает оптимизировать количество и структуру папок? все это делают 1 раз в год

Утвержденная свыше номенклатура.

kravets, она (сводная номенклатура организации) ежегодно согласовывается с центральным архивом по принадлежности в 1 кв. года, соответственно корректируется в 4 кв. предыдущего года.

вы немного не понимаете принцип составления номенклатуры. Не кто-то умный вверху ее придумал и спустил директивно вниз для руководства. Она формируется самими подразделениями, потом обобщается службой делопроизводства и согласовывается с архивом. Поэтому, как правильно говорит Лео, наличие пустых папок и т.д. - это признак того, что само подразделение формально отнеслось к ее составлению (корректировке номенклатуры предыдущего года на текущий).

Возможно, так должно быть и даже наверное где-то так и есть. В вузах, известных мне, это делается директивно сверху без дискуссий и предложений. Подразделения в этом процессе никакого участия не принимают.

Принцип - принципом, а таки г-н kravets прав -
было указано, что "содержания в папках может не быть, а папка быть обязана". По крайней мере по словам человека, за это ответственного и выяснявшего этот вопрос.
Не поверите, но на работе, с которой я недавно ушла, подписанные в соответствии с нуждами работы папки у меня завелись как-то почти сами собой.

Навия, в каждом доме друг, есть окно такое (с)
во всех моих организациях мы сами себе писали номенклатуру и все было хорошо.
может быть до архива нужно дойти и спросить, как лучше поступить?

ну это уже идиотизм. А скорее нежелание ответственной службы собирать и обобщать предложения подразделений.
Хотя есть такие дела типа "Охрана труда", "Должностные инструкции" (а в вузе еще больше регламентированных документов, связанных с учебным процессом), которые д.б. в каждом подразделении и их можно включить всем директивно.

их должны волновать сроки хранения, а не количество папок...