Вопрос по организации конференции.
В нашем ВУЗе мы ежегодно проводим конференции. Этот год не исключение, уже пришло много заявок, идет оплата оргвзноса участниками. Но, в этом году в ВУЗе сменился главный бухгалтер. И она сегодя сказала что с каждым участником нужно заключать договор на участие в конференции и оплате оргвзноса. Без этих договоров она не сможет провести деньги по бухгалтерии. Я этот момент совсем не понял, вроде как у нас в ВУЗе есть приказ опроведении конференции. Есть утвержденное информационное письмо, которое обнародовано. Участники добровольно оплачивают оргвзнос. Договор по сути является публичным и заключен в усной форме. Разве этого не достаточно?
Хотелось бы услышать Ваше мнение по особенностям оформления "финансовой стороны" конференции.

Впервые встречаю такое экзотическое требование.
ЗЫ обучение на рабочем месте для главбуха- это адреналин для ректора -экстремала:D

объявите оферту или на обороте квитанции напечатайте договор

Дело в том что уже больше 50 заявок пришло оплаченных. Я не понмаю, какие вообще сложности могут быть при налогообложении в данном случае? Ну оплатили они эти деньги на счет, по сути все они будут израсходованы на печать и рассылку сборника, организацию самого мероприятия. Прибыли в итоге не останется. Чем это чревато для ВУЗа?
Ну а заключать договор с каждым участников конференции - это вообще бред. Многие участвуют заочно из ближнего зарубежья, с ними заключить его будет не так просто и не быстро.

Еще вопрос. Не у кого нет образца приказа по ВУЗу о проведении конференции? Понимаю, что в произвольной форме пишется, но хочется увидеть как это бывает других учебных заведениях.

у нас более ничего не требуется.
Ваш бухгалтер возможно впервые столкнулась с организацией конференции?

смотрите вложение (приказ найден в интернет).

у нас с этого года такое не прокатило(. Пришлось расшифровывать - почему взнос составляет Х рублей, а не У. Ибо до момента сбора всех стаей определить - скоко затратиться на печать и рассылку сборника по мнению гл.буха = невозможна

Затроль главбуха: скажи, чтобы использовала учетные цены :D

Практический совет: поручайте финансовые вопросы, связанные с проведением конференции, подконтрольным частным структурам. Вузу от этих денежек больше головной боли, чем удовольствия.