похоже, в экспедиции ВАКа действительно завал, у меня аналогичная ситуация

Всем добрый день! Я, очевидно, и есть та самая пресловутая "тетенька" из диссертационного совета:) Работаю здесь чуть больше месяца, с такого рода работой столкнулась впервые (кризис заставил, до этого работала юристом). Естественно, никаких нормативов, положений и инструкций ВАКа до этого не знала, в отделе работа была совершенно запущена, никакой документации не было, все приходилось узнавать вместе с Вами, дорогие соискатели, рыскать по безграничным просторам интернета, и читать, читать, читать... За это время удалось составить подробную инструкцию в помощь соискателю со всеми образцами документов. С ужасом узнала, что диссертации уже два года отправлялись во ВНТИЦ не по тому адресу, реквизиты для оплаты тоже были указаны устаревшие... Безумно переживаю за своих соискателей, всячески стараюсь их подбодрить и сделать все возможное, чтобы облегчить их и без того непростую жизнь:) Кроме всего прочего помимо помощи соискателям начальство требует оформить договоры с официальными оппонентами за весь прошедший!!! и текущий год, собрать с них огромное количество справок и документов, получить 55 различных согласований в структурах нашего любимого института (при этом каждому разъяснив необходимость его визы и правильность зополнения документов), развозить членам диссертационного совета авторефераты и выполнения массы другой работы. В общем, полный завал! Несколько раз хотелось просто сесть и разреветься от всей этой "прелести"... Но вчера подошел ко мне соискатель и сказал:"Татьяна, я очень рад, что Вы теперь здесь работаете, теперь стало понятно, что, когда и как надо делать. Спасибо Вам большое!" Вот за эти слова я и стараюсь добросовестно выполнять свою работу, а не за шоколадки и коньяки, тем более не за зарплату (сами догадываетесь, какие они в институтах). Надеюсь, что хоть немного реабилитировала тетенек-коллег, хотя хамство некоторых, конечно, беспредельно, но это уже вопрос личного воспитания и культуры...

Ta-zema, что же, добро пожаловать. Надеюсь, на этом форуме вы найдете полезную информацию для себя и для аспирантов вашего вуза. Кстати, если у вашего вуза есть сайт, могу порекомендовать добавить туда ссылку на наш Портал.

Так вы ученый секретарь диссертационного совета, или ученый или технический
секретарь ученого совета? Насколько я правильно понял, технический секретарь
Ученого Совета, то есть вы занимаетесь делами всех диссертантов своего вуза?
Работа, конечно, крайне рутинная и выматывающая, а оплата совершенно неад-
кватная. Так что большой респект вам, что взялись за такую работу и при этом
с пониманием относитесь к трудностям соискателей. Основные источники норма-
тивных документов вы наверное уже все нашли, а в качестве вспомогательной и
вам и вашим соискателям, думаю, будет полезно посмотреть памятку соискателя,
размещенной на сайте Портала: http://www.aspirantura.spb.ru/pamiatka/index.html,
хотя, скорее всего, уже видели. Там по шагам расписано, в какой момент, куда и
какие документы соискатель должен нести. Однако, памятка была написана года
4 назад, и с тех пор кое-что немного изменилось в процедуре, поэтому надо будет
учитывать это. А поскольку уж вы регулярно будете заниматься делами соискате-
лей буду признателен, если посмотрите памятку внимательно, и выскажите потом
на основе своего опыта (который очень скоро уже к вам придет) свои замечания.

Jacky, PavelAR! Спасибо за доброжелательность, за полезные рекомендации! Сейчас свяжусь с системщиками, попрошу разместить ссылку на Ваш сайт.
Да, я именно технический секретарь. Павел (я не ошибаюсь?), памятку Вашу я уже изучила, в ней очень подробно и досконально расписаны все необходимые требования и нормативы. Спасибо за проделанную работу! На досуге обязательно внимательнейшим образом ее изучу и постараюсь внести свои конструктивные дополнения.