И я ездил. И не уехал из организации, пока мне не отдали подписанный отзыв. Ушло на это два дня - я всё это время ходил по кабинетам и спрашивал, когда, мол. Надоел им, в общем, отдали мне отзыв, и уехал я счастливый. За 2000 км.

Не понимаю, как можно ждать? Это же ВАША защита.

Пока ВАК Украины не отменил ведущую, вуз в котором я работаю очень часто выступал в качестве ведущей организации (круг ведущих организаций был небольшой, четко закреплены за специальностями, например по нашей только 2 организации могли быть ведущими). Так вот, соискатели обязательно докладывали, вопросы-ответы, обсуждение, голосование, отражение в протоколе заседания кафедры и т. д.

Может в России по-другому?

Но у Вас ведь особый случай, ехать просто необходимо, как бы далеко ведущая не находилась. А звонки, письма - это не Ваш вариант, во всяком случае, пока.

Кланяться, просить, благодарить (где-то прочитала про аспирантов)

Вот только может оказаться, что он поедет, а они уже выслали. Будет нехорошо.

Возьмет копию (на случай если письмо запоздает), поблагодарит, в конце концов. Ну если нельзя поехать, подключить кого-то из знакомых в том городе. Но не сидеть и ждать с моря погоды. Да, затраты..., но ведь можно потерять больше

Это точно.

Кланяться и благодарить, благодарить и кланяться ;) - напутствие научного руководителя