И я того же мнения.

У нас технические документы (явочные листы, протоколы счетной комиссии, бюллетени) готовит технический секретарь - один на все советы (с десяток). Она же формирует дела, готовит необходимые рассылки, информирует членов советов о заседаниях, готовит письма оппонентам и ведущей, ЦИТИС, ВАК.

Она работала в вузе больше 30 лет и уволилась две недели назад. Приняли нового человека. Мы в трауре - без преувеличения.

Когда советов в вузе пара-тройка обычно ограничиваются только ученым сокретарем каждого. Там, где я защищалась, были ученые секретари каждого совета, главный ученый секретарь и технический секретарь на все советы, очень грамотные все люди, входящие в положение соискателей, премного им благодарна. Послушав рассказы знакомых об их защитах, понимаю, как мне повезло с ученым секретарем, до сих пор ее с благодарностью вспоминаю. Одна моя знакомая недавно защищалась, так там секретарь ее просто извела, мало того, что она не знала, какие документы ей необхоимо предоставить, не говорила ей ничего по срокам, формальностям и всему прочему, так еще перед защитой не смогла найти ее документы, которые позже обнаружились в соседнем кабинете. Представьте себе, человек завтра защищается, а документов нет - "найдутся, не переживай говрит секретарь, не помню, куда я их положила."

Это надо на главную страницу. Тогда тем станет в 2 раза меньше.

На факультете, где я работаю есть технический секретарь Совета - инженер (или лаборант, не могу точно сказать) одной из кафедр. Она делает чисто технические бумажки, для которых есть твердо установленные образцы (например, оформляет информационную карту диссертации - ИКД), бюллетени, занимается почтой и т.д. Ученый секретарь в основном координирует работу соискателя по подготовке и контактирует с членами совета по поводу кворума и т.д., оформляет в вузе документы, связанные с гостиницами-билетами членов Совета иногородних, оплатой оппонирования и т.д.
Вообще же странно слышать, что у УС и председателя может быть разное мнение. Ведь секретаря подбирает под себя председатель и именно ему делегирует различные технические, оформительские не принципиальные вопросы.

Когда я защищался, то дело для ВАКа когда было сформировано, то тщательно было проверено ученым секретарем, после чего технический секретарь заставила оббегать всех-всех, ставить номера исх. писем, печати, пронумеровать дело и составить опись, а только потом взяла его. Хотя знаю что в вузе где работаю ставит печати, номера и прочее технический секретарь сам.