Журналы, справки и тому подобное - это все меры страховки диссоветов на случай выездной проверки. Такое хоть и редко, но случается. Тогда да, можно и замечание схлопотать

В таком случае резонно УС ДС озаботиться, чтобы
в библиотеке нужной датой стояло получение АР.

Ну и что? Там же не написано, что "диссертация должна быть обеспечена в доступности для выдачи в организации, при которой создан диссертационный совет не позднее, чем за 1 месяц до даты защиты". Там написано, что передается не позднее, чем за 1 месяц до даты защиты. И никаких обязательств ее немедленного обеспечения выдачи из фондов и отражения в каталогах не написано.
Более того, можно гарантировать 100%, что именно из-за внутренних технологических процессов библиотеки, диссертация никак не может быть в каталогах и доступных для выдачи фондах в столь короткие сроки: допустим, вы сдали диссертацию как раз за месяц до защиты... даже за месяц +2 или даже +4 дня. И что? Ваша диссертация идет сначала на опись новых поступлений. Сотрудник ее опишет, внесет в каталог, определит место, зарегистрирует и только после этого она будет отражена в каталоге и можно будет заказать в библиотеке. Как правило в библиотеке даже не очень большого ВУЗа срок от сдачи книги до начала выдачи составляет минимум неделю (и то в лучшем случае). И потом, на основании чего кто-то может заявлять, что диссертации нет в библиотеке? Пошлют официальный запрос? Сомневаюсь... А писать малявы, что де "мы были в библиотеке и в каталоге никакой диссертации не было" не является доказательством, так как - что мы только что раскрыли - отсутствие в каталоге не является подтверждением отсутствия в библиотеке вообще. И обвинения можно легко отвести, просто предоставив справку библиотеки о сдаче диссера со штампом с правильной датой и дав объяснение со ссылкой на внутренние процессы библиотекой. Все - объяснение абсолютно логично и должно быть однозначно принято в пользу совета и соискателя по принципу "upon reasonable doubts".
В противном случае кто угодно запросто забанет 100% всех защищаемых диссертаций: делают принтскрин страницы каталога РГБ с фиксацией даты ровно за 29 дней до даты защиты... и никакого АРД искомого автора там не будет со 100% гарантией.
В умных организация для таких инсинуаций сделаны определенные барьеры. Например, в организации, в которой я защищал кандидатскую выдача диссертаций в библиотеке осуществляется только по визе проректора по науке на мотивированном письме. И визу можно поставить и за час, а можно и подержать месяц-два. А что вы хотите? Руководители - люди занятые.

Проверяющие организации абсолютно равнодушны к внутренним процессам. Все это Вы можете рассказывать внутри вуза, а вот вне его это никого уже не интересует.

Добавлено через 1 минуту
У нас примерно так же. Но отказ в выдаче визы - очень нехороший и недальновидный шаг ЛПР.

Лучше сдать 15-ого (хотя вижу, что уже поздно комментирую, но все же...). С современным развитием техники - проблема не стоит выеденного яйца. Распечатываете на принтере (выбираете режим: буклет, печать двухсторонняя) ровно 2 экземпляра (окончательный вариант текста то Вы наверное знаете и он у Вас в Ворде есть, наверное уж...). Для убедительности первую страничку можно взять цветную чуть более плотную бумагу.. Подписываете сами, подписываете у УС и сдаете? В чем проблема? Зачем ждать весь тираж?
Есть другие технологии: ксерокопия (режим с А3 на А4)... В общем - не 1989 годд, наверное... Дороже, конечно, чем типография (хотя, если принтер свой - то считай что бесплатно), но 2 экземпляра сделать то можно, коль уж "жареный петух в жопу клюет" уже!

Добавлено через 53 секунды
кстати, а в том случае чем дело кончилось???

Я вообще не вижу смысла перепечатывать весь
тираж АР. Но Nasferatu решил иначе - его право
и связанные с этим его же проблемы...

Отрицательное решение ЭС (докторская) в отсутствие соискателя (она полгода не ехала), второе или третье замечание совету, совет приостановлен. Но там много всего набралось, просто терпение членов ЭС иссякло.

А зачем отказывать? "Господин проректор очень занят. Предлагаем Вам оставить письмо, он завизирует, когда сможет"...
У меня вот недавно в одном ВУЗе директор института 3 недели был "занят" со слов секретаря, не мог супруге декрет подписать. На четвертой неделе столкнулись случайно в городе нос к носу. Благо шапочно знакомы: у меня не заржавеет, поинтересовался. А он как раз на работу ехал... Дальше поехали вместе. В общем он эту бумагу даже и не видел - как в стопке секретаря лежала так и лежала... я таких слов от интеллегентного человека не ожидал: как он секретарю высказывал потом.

Добавлено через 7 минут
ну тогда я не зря, получается, немножко истерики закатывал в совете, чтобы с запасом хотя бы 1 день дело отправить. "Береженого Бог бережет".

когда я сдавал дисеру, а это было более чем за месяц то меня вписали в журнал, там я и расписался. причем библиотекарша меня спросила каким числом так как до меня сдали последнюю дисеру на 10 дней раньше. По этому занесении данных в их библиотечную систему не является исходными для определения даты сдачи. Так же как и сайтом ВАК, они же с задержкой размещают объявления, - но дата объявления тем не менее ставится настоящая. По скольку, я был предупрежден что к дате в АР придерается ВАК, то перепечатал НЕ ВЕСЬ ТИРАЖ, а только обложку которую поменяли местами с неправильной, - при этом ничего естественно не платил. Да, неверная дата, не означает что может быть истинная верная, например: если на самом деле дата подписи в печать была 5 февраля, но ее перепутали на 12 декабря как можно быть уверенным что он был напечатан ранее 15 января. В случае когда нервничаешь по каждой ерудне, лучше когда на одну меньше.

Так и делают в вузах, где стремятся перестраховаться от лишних вопросов