unit0101, а стипендию они на руки получают или
на карту? Есть же безналичный перевод ;)

Стипендию на карту, а вот на расходы на поездки - наличными через кассу в руки преподавателю.

как-то усложняется у вас все... Давали бы аванс
или рассчитывали бы командируемых по факту.
Впрочем, дело вашей организации...

Сопровождал осенью студентов на олимпиаду.
В "моём" вузе тоже не принято отпускать студентов на олимпиаду одних.
(Причем, на той олимпиаде я не видел ни одной команды без сопровождающих, кроме местных команд разумеется)

Насчет не пить и студентам не давать - выглядит диковато, в том смысле - а разве это не понятно и так ? Как же иначе-то может быть ?
Еще немного ИМХА - у личного состава не должно быть свободного времени.
Во время, свободное от мероприятий, должна быть организована какая-то культурная программа.
Контролировать отбой-подъём и т.п.

p.s. Прошу прощения если повторяюсь - тему прочел только до 2-ой страницы, слишком много уже понаписали