а по конкретнее, в днях между процедурами и их порядок следования.
экспертный совет назначает ведущую организацию до или после ее согласия? и предзащита (заседание кафедры) в какой момент времени должна быть?

не назначает ведущую организацию. Экспертный совет в ВАКе будет рассматривать Вашу уже защищенную диссертацию.
К предзащите Вам следует заручиться устным согласием ведущей и оппонентов. Но они могут и поменяться к защите в диссертационном совете. Кроме того, не все соискатели с первого раза проходят предзащиту. Поэтому оппонентов и ведущую Вы можете искать после предзащиты.
Посмотрите Памятку соискателю

у меня уже все пройдено
но секретарь пугает тем, что письменное согласие ведущей организации должно быть как минимум до предзащиты, около 2х месяцев до защиты, около месяца до утверждения.
хотя как то не логично

Дура Ваш ученый секретарь.
Какое согласие какой ведущей организации до какой предзащиты??? Организация может дать согласие только в ответ на письменный запрос диссовета, то есть диссертация должна быть принята к защите, оперделен список рассылки и т.п.
Тогда за подписью председателя совета готовятся официальные письма (по форме) с просьбой выступить ведущей организацией и оппонентом - для соответствующих лиц и учреждений.
Эти документы передаются соответственно оппонентам и ведущей организации при передаче диссертации НА ОППОНИРОВАНИЕ.
По оппонентам на данных письмах ставится виза о согласии. По ведущей - такого механизма не предусмотрено, то есть в принципе возвращать письмо из ведущей с визой о согласии не обязательно. В любом случае данные письма должны возвращаться в совет за 15 дней (т.е. за 2 недели, а не за 2 месяца) до защиты.
В любом случае - до принятия работы к защите советом и официальнйо рассылки - никакая организация не даст Вам письменное согласие. Это не филькина контора - это официальное учреждениие, соглашаться оно может только с официальным предложением. А давать официальные согласия на неофициальные предложения соискателя по его предположительной защите - полный бред.

Совсем не дура. Ведущая организация без предварительного согласования с ней может просто отказаться. Поэтому сначала это согласие должно быть получено, а уж потом делается список рассылки.

Добавлено через 1 минуту
Вот поэтому совет официально запрашивает согласие ведущей организации после экспертизы, но ДО назначения ведущей и оппонентов.

Добавлено через 56 секунд
Она неправа в сроках, но права в сути - согласие должно быть. А то от фонаря можно поставить любую ведущую (да хоть РАН), которая Вас пошлет и будет права.

Формально Текстильщик прав - письмо в ведущую организацию направляют уже после принятия диссера к защите, но никак не перед предзащитой.
Другое дело, что определяя ведущую организацию, следует предварительно получить в какой-то форме согласие ведущей (обычно бывает достаточно устного согласия). Вот сегодня везу письмо в Центр РАН по этому поводу, но уже рассылка АР состоялось, а с зам директора по науке есть письменная договоренность

Вот так и мы поступаем. Сначала (между поступлением работы в совет и назначением ведущей) получаем ее согласие.

Собственно я про тоже. До назначения ведущей неформально с ее руководством проводится консультация и получается согласие (предварительное). По моей практике - можно и устное, для кого-то может быть комфортнее и письменное: письмо с визой по факсу или даже ответ по электронке.
В моих случаях (сам защищался и когда защищались коллеги - соавторы -где я был неформальным консультантом) уведомление секретаря об устном согласовании было достаточно. Раз попросили принести распечатку ответа завкфедрой ВУЗа по электронке, что его кафедра готова подготовить отзыв вед. орг.
Но это в любом случае - не лдя дела - для успокоения совести председателя и УС.

от меня требуется официальное согласие до утверждения и до рассылки АР.
по поводу прошедшей предзащиты я не понял, чтото она наговорила глупостей про то, что 1 месяц от согласия должно было пройти.
Еще и письмо в ведущую организацию не так составлено было, его ректор не утвердил, надо готовить новое.

Где можно подробно прочитать про порядок действий, буду следить за действием секретаря и его корректировать.

Правильно. Потому что утверждает совет ведущую, и если ее согласия нет - утверждать нечего.