Советую Главпочтамт, и вечером, и попозже. Я отправляла в час ночи, не было очереди, и трудностей с постановкой штампов.
Когда я защищалась, то все делала как мне говорил ученый секретарь, человек очень опытный и мудрый. Если Ваш ученый секретарь Вам советует - так выполняйте :)

направленная мне памятка противоречит тому, что тут люди пишут, и даже тому, что делал его же аспирант 2 года назад. Вот я в сомнениях

Это зависит от местных особенностей. Например, у нас членам Совета - сотрудникам вузов нашего города, соискатель приносит свой автореферат лично, но в конверте с почтовыми штемпелями (поставленными в канцелярии). Лучше это делать как можно быстрее. Как у Вас заведено - узнавайте на месте.
Сопроводиловку обычно не вкладывают. В доинтернетные времена иногда вкладывали записку научного руководителя с просьбой прислать отзыв на автореферат. Сейчас, конечно, это не практикуется.

"спасение утопающих - дело самих утопающих". в канцелярии даже не зарегистрировали номер исходящих по списку. все делает сам соискатель.

Заехал туда вчера узнать, что да как. Честно говоря, такого хамства и плохой организации я очень давно не встречал. Даже 15-ая налоговая приятней в общении и куда лучше организована.

А нужно ли вообще членов совета включать в список рассылки? Официально ведь нет такого требования?

У нас не включают.

ура, отправил авторефераты. пошел на главпочтампт. в справке меня послали: сказали, что список рассылка штамповать не будут, нужна почтовая форма 103. в окне отправки простых писем послали еще дальше, сказав, что при приеме от организации на списках нужна печать. в окне заказных писем все без вопросов приняли, проштамповали (спасибо Екатерине Андреевне из окошка заказных писем)

Итак дал мне наш уч. секретарь список рассылки, подписал его и говорит тебе надо поставить печать именно на этих списках. И ищи почту, что бы простыми отправить. Я зашла в свое почтовое, посмотрели на списки сказали нет проблем и я от счастья скупила у них все конверты. Вчера, в судный день прихожу на почту с авторефератами и конвертами, а мне заявляют что на мои списки они печать ставить не будут. И в обще, это они меня неправильно поняли. Я поругавшись еду в другое отделение, там на меня смотрят с таким подозрением, как будто я хочу у них что-то украсть... А время то уже к вечеру близится. Еду на глав почтамт и сразу к администратору в окошко, и только от нее я получила вразумительный ответ:
1. Список который дал уч. секретарь это список только для меня что бы я знала куда и кому отправлять.
2. Исходя из списка уч. секретаря делаю 3 списка. 1 - Киев (2 экземпляра); 2- Украина (2 экземпляра); 3 - зарубежный ( 3 экземпляра) на ИХ бланке форма 103 заполняю куда и кому ОТ РУКИ (формы можно заполнить в одном экземпляре, а потом от ксерокопировать).
3. На эти формы ставится печать с датой, которые ПОТОМ заверяет ученый секретарь.
4. Отправка ТОЛЬКО заказными письмами.
Я бегу в зал "от организаций" девушка сжалилась, и по моим конвертам сама сделала список, но в нем нету полного адреса только индекс, город и кому. Думаю что на это скажет мой уч. секретарь. Если честно, то это называется подстава, требовать поставить печать на документ на который не ставят печать впринципи. А те которые ставят печати и отправляют простыми письмами просто нарушают инструкции и явно не за спасибо.

мне было безвозмездно :) а моему другу на том же отделении связи через полгода - за шоколадку))

Я так понял, это об Украине.

Когда я отправлял, в своем отделении и на почтамте отказали ставить штемпель на списке рассылки, в третьем месте, выбранном наудачу -- поставили. Зависит от доброжелательности тетенек на почте (попадаются доброжелательные, как ни странно).

+1. Я не успевал разослаться в срок и мне так штемпеля поставили в ВУЗе. Причём секретарь сказала, что на почте ставить штемпель уже не обязательно. В итоге следующим утром я таки добрался до почты и разослал. Штемпель, к удивлению тётеньки, ставить на список не стал. Защитился и утвердился успешно.