Рассылка авторефератов -- почта, штемпель. Особенности почтовых услуг
 

В продолжение к этой теме: http://www.aspirantura.spb.ru/forum/...ead.php?t=2896

Хотел бы посоветоваться в связи со следующим вопросом.
В настоящий момент я готовлю авторефераты к рассылке.
Как "вольный соискатель" рассылку произвожу сам.
В диссертационном совете мне выдали список рассылки.
Насколько я понимаю, этот список должен быть заверен на почте при рассылке.

Проблемы:
1) пока мне не удалось найти ни одного почтамта в нашем городе, в котором бы согласились заверить этот список их штемпелем

2) Обзвонил несколько отделов главпочтамта.
В результате несколькочасовой беседы выяснил, что им запрещено ставить штемпель на любом "чужом" документе -- только на своих формах.
Наиболее близка к тому, что мне нужно форма 103 -- это практически тот же список рассылки, оформленный по их правилам.
Но ее можно использовать только для заказных писем -- мне же в диссертационном совете настоятельно рекомендовали рассылать простыми письмами, чтобы адресатам не приходилось, в случае чего, идти на почту за моим авторефератом.
Так что пока этот вариант отпадает.

При рассылке простых писем можно заверить штемпелем форму 103-ПР.
В ней удостоверяется, что рассылка произведена -- но не перечисляются адреса, куда рассылались письма. Только говорится, что "такое-то количество писем отослано, вес каждого письма такой-то", и заверено штемпелем.

ВОПРОС:
Достаточно ли будет приложить к списку рассылки эту форму 103-ПР, заверенную надлежащим образом?
А если нет -- то как?????

Я отсылал заказными письмами, иначе на почте штемпель не ставили, и как раз делал форму 103.

Столкнулся с такой же проблемой. Объездил 5 почтовых отделений, везде говорили тоже самое, что им по инструкциям не положено ставить штампы на обычные письма. В шестом отделении всё разослал без проблем обычными письмами. Могу посоветовать только одно - попробуйте разослать через почтовое отделение, которое работает с университетом или бижайшем к нему. Там хоть сотрудники почты знают что такое рассылка автореферата или наверняка хоть сталкивались с этим. Мне по 10 минут приходилось обяснять, что вообще мне требуется делать, что такое автореферат и зачем мне вооще нужен штамп на списке рассылке.

тоже посоветовала бы найти отделение, которое работает с вузами. Я, точнее даже Канцелярия наша, вчера отослала, на почте привыкли и ставят без проблем.Да еще и на двух экземплярах и на каждой странице.

dimla, спасибо.. ясно. :(

так прошу прощения -- куда они должны были штемпель ставить??
Вроде на письма они всегда штемпель ставят, когда отсылают, нет?
и проблема -- поставить штемпель именно на список рассылки, который выдается диссертационным советом в "свободной форме"?

Но вообще мысль отсылать все через почтовое отделение ближайшее к университету -- хорошая... надо будет попробовать.

Добавлено через 2 минуты 44 секунды
Ну, я ж говорю -- я 'дикий соискатель'.. :)

А разве у Вас список рассылки был в двух экземплярах??
Хм, это новость... мне в диссертационном совете один выдали.

Эта мысль не хорошая, а единственно правильная. Уточните в отделе аспирантуры, через какое почтовое отделение происходит рассылка - и идите туда

К сожалению, ни одно из почтовых отделений нашего города (в том числе и ближайшее к университету) не ставит штемпель на список рассылки. У них на этот счет строгие инструкции.
Максимум, что могут: если посылать заказными, то могут заверить штемпелем свою почтовую форму 103. А если посылать простыми -- то 103-ПР

В одной из инструкций по рассылке авторефератов говорится, что печать могут поставить не на почте, а в каком-то "экспедиционном отделе вашей организации". Этот вариант никто не использовал? Что это такое вообще?

Вам написали всё верно. Попробую ответить тезисно на Ваши вопросы.
1. Штемпель в список рассылки мне ставили на каждый лист.
2. Лучше делать рассылку на почте, у которой есть договор с ВУЗом. Там всё без проблем.
3. Когда я делал рассылку, я пошёл на ближайшие отделения почты. Там я тоже достаточно долго объяснял, что мне надо. Смотрели, как на идиота. Обошёл около 5 отделений.
4. Экспедиционный отдел. Это отдел, который занимается Вашей рассылкой. От Вас требуется только авторефераты и список рассылки. Остальное - их проблема. Не во всех ВУЗах есть.
5. Если никаких вариантов нет, то форму 103 можно будет приложить, но она никакого отношения к классическому списку рассылки не имеет.
6. Штепмель могут поставить только при отправке заказным письмом (узнавал у начальника почты, есть распоряжение). Заказное - не обязательно нужно за ним идти на почту. Его могут и принести, отличие от обычного - оно с уведомлением.

Я это и имел в виду, что они не ставят штемпель на документы, подготовленные в "свободной форме" при рассылке "обычной" письмами, а не "заказными". Мне вообще сказали, что нужно список рассылки подготовить по принятой на почте форме и заверить печатью ВУЗа и подписями чуть ли не до уборщиц. Благо я не стал связываться и пошел в другое отделение. Да, самое смешное, что если решитесь рассылать заказными, то там тоже беда ...не больше 30 заказных писем в день от одного адресата. У меня было почти в два раза больше. В общем цивилизация на почту ещё не дошла, там до сих пор при коммунизме живут)))))
Мне кажется, что смысла нет сражаться с ветряными мельницами, если они не знают, что такое автореферат, то лучше идти в то почтовое отделение, где знаю. Там хоть войдут в положение и нарушат потовые инструкции.

LBLB,
в Вашем случае либо с Вас ненавязчиво вымогают деньги (рассылать авторефераты заказными письмами, которые в два с лишним раза дороже и долго идут, Вы не обязаны), либо в Вашем УФПС сидят какие-то совковые дуболомы. Почтовые штемпели ставятся не только на письма, но и на иные, не имеющие прямого отношения к почте документы вроде разных фиктивных гашений и прочих филателических штучек. Никакого установления, запрещающего ставить штемпели на список рассылки, нет. И вопрос этот лучше всего уточнять не лично, а по телефону у начальника того или иного почтового отделения (лучше да, того, что вуз обслуживает). Мол, хочу сделать рассылку авторефератов из Вашего отделения. Вам ответят, что не против, но только марки Вы обязательно у них должны покупать или что-то в этом духе.

Если ситуация совсем плоха и на почте Вам штемпель на список рассылки так и не поставили, идете в экспедиционный отдел вуза, там стоит франкировальная машина, ставящая одинаковые штампы (красные) с датой (не позднее 31 дня до защиты), адресом вуза и ценой (цена будет 0-00, реально ничего рассылать за Вас там не будут). Через эту машину пропускаются списки рассылки и потом спокойно подшиваются в дело Совета, которое с вероятностью 99,(9)% в Совете же и останется. У нас соискатели традиционно страхуются и ставят на список рассылки как франкотип экспедиционного отдела, так и штемпель почтового отделения.

Спасибо всем ответившим...

Как я уже говорил, к сожалению, и там они сказали, что не могут ставить штемпель на документы, не являющиеся официальными почтовыми формами.

Возможно, я попытаюсь провернуть это через институт, в котором буду защищаться. Возможно, у них есть этот экспедиционный отдел.

Ага, спасибо

У заказных писем один минус: если человека, которому оно адресовано, не будет лично дома, то почтальон оставит только извещение --- и за самим письмом придется адресату идти на почту... учитывая, что большинство адресатов -- профессора, это неловко :(

Добавлено через 34 секунды
Ну, мне таких суровостей не предлагали. Сказали, что любой человек может прийти со своим списком рассылки, и они сделают форму 103.
Но -- да, не больше 30 адресов на одном бланке (больше не помещается)
Так что, сказали, если адресов больше 30, нужно делать несколькими бланками.


Фигушки. :(

Добавлено через 56 секунд
===============================================

Вот, я лично разговаривал с начальниками трех отделов нашего областного главпочтамта.
Конкретно с начальником отдела продаж почтовых услуг -- полчаса разговаривал...
Нельзя теперь ставить штемпель на что-либо, кроме их почтовых форм.

Подозреваю, что это правило и раньше было, но "строгость законов нивелировалась необязательностью их выполнения" А сейчас почему-то гайки-то и подзакрутили...


Ага! Вот за это описание спасибо -- наконец-то я понял, чем ценен экспедиционный отдел :)

Уже ни раз поднималась тема про почту и штампы и печати на письмах.
Опыт (даже московский) показывает, что самым сведующим в вопросах рассылки автореферата является центральное почтовое отделение города (в Москве - Главпочтамп на Мясницкой).
У меня несколько знакомых сталкивались с подобной проблемой, когда обойдя 5 и более отделений почт не могли не то что автореферат по правилам отослать, а купить обычные карточки для обратной рассылки ВАКом. А в Главпочтампе прошаренный народ к этим карточкам еще и набор из 50 конвертов предлагает - для самого реферата.
Поэтому чтобы облегчить себе жизнь отправляйтесь сразу в центральное отделение почты.

Тут фишка в чем...
Я уже написал чуть выше в ответе VAR -- я общался с начальником отдела нашего областного главпочтамта. Разговаривал порядка получаса :)
Насколько я понял, нет в Нижегородской области позволения ставить почтовые штемпеля на непочтовые документы.

Мне как-то казалось, что почта она и в Нижегородской области почта. Может денег хотят?

могу подтвердить то же самое по Украине, соискатель в Совет приносит все документы с почты, вплоть до чеков, храним. Проверка Совета ВАКом показала, что главное чтобы было подтверждеие факта рассылки не менее, чем за месяц до защиты, пусть даже только на почтовых документах.