Музейщик, ну если говорить о традициях ментовского вкза, то там мнение Иванова никого никогда не интересовало. А так я тоже не понимаю о каком приглашении идет речь.

Пишете письмо ученому. Описываете:
- тематику конференции
- состав программного комитета (как существующий, так и планируемый)
- требуемую функциональность до конференции
- (не)необходимость приезда на конференцию, пряники в случае приезда

Вежливо, разумеется.

Есть организационный комитет. Это люди, которые должны заниматься организацией и проведением конференции.

Есть программный комитет. Это люди, которые должны заниматься содержанием (программой) конференции (определение и коррекция тематики, рецензирование и отбор материалов, категоризация докладов).

А думала, что этим всем занимается организационный комитет :eek:

Часто так бывает. Не менее часто, в серьезных конференциях с приглашением крупных ученых, функции разделены.

Так и напишите, как показали ниже.

то, что вы называете серьезные - это нормальные.
даже в студенческих нормальных конференциях - это разные множества, которые могу пересекаться, но далеко не идентичны

эм... а лично просто спросить начальство не может эту личность? согласовать так сказать, а потом прислать уже что угодно на его имя?
зачем городить огород?