Автореферат обязательно бумажный рассылать?
 

pdf нельзя?

Можно в частном порядке. А для официальной рассылки - нельзя. Поскольку нужно предоставить заверенный на почте список рассылки.

для официальной рассылки - нет

Только письменно.

Вот и я думал, что нужно "предоставить" заверенный список рассылки, трясся с этим списком, а в итоге, когда я вернул два заверенных экземпляра (зачем два?) этого списка в диссовет, мне его вернули и теперь он у меня дома хранится (спрашивается, зачем?) Большая часть людей, написавших мне отзыв, довольствовались только pdf-версией моего АР, зачем я тогда печатал 100 копий. :facepalm:

чтобы разослать по почте всем лицам, включенным в обязательный реестр и доп. список рассылки, раздать членам ДС и всем желающим. У меня на все это ушло около 90 экземпляров

а должен храниться в личном деле в архиве отдела аспирантуры

Я проходил аспирантуру в своем вузе (где работаю), а защищался в другом вузе (другого региона) и отделу аспирантуры моего вуза на меня начихать, они меня ни разу ни по одному вопросу не беспокоили (как и я их). Так что все лишние невостребованные бумажки храню дома на всякий случай :)

не должен, не придумывайте

Должен. Положение о диссовете, п. 38, подпункт "ж".

еще раз: система подготовки отделена от системы аттестации, во первых.
во вторых, существует понятие о личном деле обучающегося, которое регулируется законодательством об архивах и документальном фонде организации
в третьих, пункт на который Вы ссылаетесь, относиться к формированию документального фонда диссертационного совета, но никак к документальному фонду отдела аспирантуры и докторантуры.
Разговор о том что это одно и тоже не состоятелен.
Резюме: личное дело обучающегося не тождественно и не может быть объединено с делом, формируемым в порядке, установленным п. 38 пп ж Приказа Минобрнауки от 13 января 2014 г. N 7, следовательно автореферат не может быть помещен в личное дело обучающегося.

пс. это так получилось развернуто я не специально
вероятно Вы так считаете потому что в вашей ОО диссоветы обрабатываются в отделе аспирантуры