В отделе аспирантуры того вуза, в который поступаете.
Вообще, прежде, чем задавать вопрос, пользуйтесь поиском по форуму. У нас уже был совершенно аналогичный вопрос:
http://www.aspirantura.spb.ru/forum/...read.php?t=791 Личный листок по учету кадров : Документы