Цитата:
	
	
		| 
					Сообщение от Леди Икс  очная аспирантура | 
	
 получаете официальное приглашение на бланке с печатями от организаторов конференции, что Вас приглашают и Ваш доклад включен в программу конференции, пишете заявление на имя зав. кафедрой (декана) с просьбой оплатить Вам расходы (или направить в командировку - сама формулировка зависит от вузовских правил) + список примерных расходов (билеты со стоимостью и пр.). Желательно получить визу Вашего НР и идете к зав.кафедрой/декану просить денег 

Если он соглашается, то, как правило, едете за свои деньги, затем эти расходы оплачиваются (проездные билеты + документы из гостиницы). Возможно, в Вашем вузе можно получить деньги вперед - авансом (а приехав, напишете отчет).