Jacky,
Студенты формальностей не любят, а потому ни один "студент" не ответит лучше чем это мог бы сделать аспирант тем более с "опытом"
На счёт фиксации есть информация, что это никак не фиксируется кроме как в протоколе, который как понимаю не для посторонних глаз, но тем не менее если фиксируется в протоколе, коммиссией, государственной, то значит имеет место руководство какими-то правилами?