[Jacky]

Мне, честно говоря, не очень понятен принцип, в частности второй скрин, там где сделана таблица на группу авторов.

По идее в таблице с авторами достаточно иметь три поля (фамилия, имя, отчество) -- а дальше вы просто связываете эту таблицу с первой таблицей, где будет забито описание книги. Обратите внимание на возможности в access делать отношения "один ко многим" и "многие к одному". То есть вы таким образом привяжете всех авторов к нужной книге, сколько бы их ни было, один или больше. А можно еще сделать служебные поля, где будет описано, один автор у книги или несколько, и в зависимости от этого уже формировать вывод.

То же самое касается сокращенных и полных имен. Можно просто "в лоб" сделать дополнительное поле Инициалы например и забирать данные оттуда в зависимости от того, нужен краткий или полный вывод:

Фамилия Доспехов
Имя Борис
Отчество Александрович
Инициалы Б.А.

Или можно вообще обойтись двумя полями в таблице авторов, если вы уверены, что обработка имен и отчеств (а также сортировка по этим полям) вам не нужна будет:

АвторПолн Доспехов Борис Александрович
АвторСокр Доспехов Б.А.

Ну и так далее.