Я не гуру, конечно, но:
1. Отпуск до предзащиты и для предзащиты могут и не дать - если я правильно понимаю, завершение работы над диссером - после предзащиты до походов в совет на защиту, доделывать по результатам предзащиты. Если в таком случае не дадут, берите ежемесячный отпуск для заочников, если вы не заочник, тогда, видимо за свой счет или оплачиваемый ежегодный.
2. Заседание ученого совета после предзащиты. Там и будет в выписке написано, что предзащита пройдена и осталось чуть-чуть. Отдел аспы должен же такие вещи знать.
3. Если образцов не находите, отдел аспы ничего не знает, работает принцип - придумай сам
.