Итак, отчитываюсь - вдруг кому-то пригодится...
1) В отделе аспирантуры оформилась соискателем на нужную кафедру (подходила по профилю работы + научный руководитель оттуда). Естественно, на кафедре никто о моей работе понятия не имел.
2) На этой кафедре провели предзащиту, целенаправленно пригласив на заседание председателя и секретаря спец.совета. Присутствие этих уважаемых людей помогло решить по ходу дела многие организационные вопросы, а кроме того - получить важные рекомендации по незначительной доработке текста под данный совет. Особое внимание было уделено публикациям. Вообще, атмосфера была очень доброжелательная.
3) Бумага из зарубежного НИИ, в которой были перечислены основные результаты работы, оказалась нужна при сдаче документов в учёный совет (была переведена на русский язык и заверена). В сугубо научном смысле никому она не интересна, специалисты на кафедре и в совете сами разбираются в количестве и качестве сделанного.
На всех этапах очень помогало, что я этот факультет в этом универе закончила.
Желаю всем удачи