Читайте
http://www.aspirantura.spb.ru/forum/showthread.php?t=34 вот здесь (прямая ссылка на сообщение).
Повторю другими словами. Предоставлять подтверждающие данные о публикациях должен сам аспирант. Если вы этого сделать не можете, и более того, сами не уверены, был ли действительно опубликован ваш текст, о чем говорить? Считайте, что этой публикации у вас нет.
Обычная схема, это обеспечить себе тем или иным путем доступ к экземпляру издания: бесплатный авторский номер, или купить, или взять в библиотеке, на кафедре, проводившей конференцию, где угодно -- и сделать ксерокопию нужных страниц. Как правило, делается копия всех страниц собственно статьи, титульного листа и содержания, (то место, где указано название вашей статьи и фамилия). Я кроме этого делаю еще скан первой страницы обложки, просто для личного удобства.