Andriy,
Владивосток -- Москва! Это неслабо. Я вот тоже ездил в совет, но за 150 км. Поэтому по разным касающимся защиты поводам ездил раз 7 (можно было, наверное, экономнее; но есть особое околозащитное настроение).
Действительно, в Ваших условиях надежнее и естественнее всего вблизи защиты неотрывно находиться в Москве.
Очень много зависит от личности секретаря совета (насколько отзывчивый, насколько оптимально работает, даже просто насколько он/она на связи).
В лучшем случае предварительные документы удается подготовить дистанционно, далее приезд непосредственно перед защитой, а оформление пакета документов в ВАК, ВНТИЦ и пр. -- назавтра/послезавтра после защиты. Это было бы для Вас идеально, но без помощи секретаря да еще некоторых обстоятельств (чтобы председатель совета был на месте, н-р) такое вряд ли удастся в действительности.
Допустим, случай, когда Вы секретаря совета в глаза не видели еще, а пишите ему по электронке <<здравствуйте, вы меня еще не знаете, но я хочу у вас защищаться>> -- не так уж хорош. Как правило, перед началом рабочего общения с советом соискатель показывается там лично (и получает необходимые впечатления -- это очень важно).
При холодном и безразличном приеме в совете, который находится за 10000 (примерно?) км от дома лучше работу с этим советом не начинать (а то нужно будет бумажку с места на место в Москве переложить -- будут ждать для этого соискателя, приедет и переложит: кому надо?).
Опишу в двух словах манеру работы секретаря моего совета, котрая мне кажется удобной. В начале он выдает в электронном виде полный пакет документов, оставшийся от уже прошедшей защиты -- дозащитные документы, послезащитные и пр. Тем самым сразу ясно, что приемлемо в данном совете, и есть конкретные образцы (и можно медитировать над ними в свободное время
). Делает инструктаж, на каком этапе какая бумажка нужна в совете. Далее, по возможности отодвигает ко дню защиты время появления соискателя в совете (пример: заключение экспертной комиссии совета по диссертации появляется обычно явно не за неделю до защиты, в моем случае за два месяца; так вот я эту бумажку увидел оформленную накануне защиты). В день защиты, учитывая псих.состояние диссертантов, сам занимается их бумагами. После защиты плотно работает день/два рядом, чтобы быстро отправить документы в ВАК, ВНТИЦ и др.
Вот в таком формате приезжие чувствуют себя комфортно. Мой напарник приехал на защиту за 5 дней и уехал через 2 после. (разумеется, примерно за полгода до своей защиты он лично появился на одной из защит показаться и договориться о преме работы).
Есть конечно у каждого секретаря и свои особенности. Секретарь моего совета, например, не вступал в обширную электронную переписку. По имейлу расставлял крупные акценты (вроде: предзащита такого-то тогда-то; ваша защита назначена на такое-то, и подобное) -- не делая лишних движений, тиражируя соискателей. На животрепещущее отвечал по телефону.
Таким образом: решили работать с советом -- лично познакомьтесь с секретарем
.