Сопроводительные письма Вы отвозите вместе с экземпляром диссера оппонентам и ведущей организации. Если нужен более конкретынй текст - могу завтра сообщить - что-то вроде - диссертационный совет такой-то просит Вас дать отзыв в качестве оппонента (вед организации) диссертационной работы такого-то товарища на тему такую-то.. Ну это так , утрировано
Со списком рассылки авторефератов это никак не связано.