Скажем то, что всегда: звонить. И не девочке, а куратору в ВАК. Его номер должен быть у секретаря диссовета. (На крайний случай, вот телефонные справочник на сайте ВАКа:
http://vak.ed.gov.ru/ru/phone_directory/ там есть телефоны начальников отделов. А у них можно спросить телефон конкретного исполнителя)
Даже худших из них можно вынудить дать инофрмацию. А есть там и весьма доброжелательные люди.