По истечению срока обучения в аспирантуре вы автоматически из нее
отчисляетесь, и в общем-то ни с кем и ни о чем там говорить не нужно.
Все мероприятия до предзащиты связаны только со своей кафедры, а
мероприятия до защиты и после защиты связаны с Ученым советом ВУЗ,
диссертационным советом, оппонентами, ведущей организацией и т.п,
и отдел аспирантуры здесь уже не играет никакой роли во всем этом.
Единственный раз, когда вам надо будет сходить в отдел аспирантуры
- это для получения удостоверения о сдаче экзаменов канд. минимума.
Однако, вам нужно быть как-то закрепленным за организацией, и поэ-
тому нужно оформиться на работу в ней, например, тем же инженером
на своей кафедре. Или стажером - это делается через факультет повы-
шения квалификации, только там обычно на полгода-год оформляют...
Дисер можно защищать когда угодно, в любой подходящей организа-
ции с подходящим диссертационным советом. Никаких сроков тут нет.
В Положении ВАК о порядке присуждения ученой степени вообще нет
слов ни об аспирантуре, ни о докторантуре, для ВАКа все - соискатели.
Подробнее смотрите
http://www.aspirantura.spb.ru/pamiatka/index.html Там все процедуры описаны и видно, что отдел аспирантуры не причем.