А вы спросите не в самом совете, а в организации. У нас в вузе этим занимается отдел аттестации кадров высшей квалификации. Для штатных сотрудников или аспирантов в срок - оплачивают.
По теме, имхо (теоретическое), самолёт эконом/купе/автобус (если не далеко)/самому не машине скататься. Жилье смотрите на букинге отзывы, три/четыре звёзды с завтраком не в пампасах.
А вообще от оппонентов зависит
у меня один спокойно живёт в хостеле, если приезжал по делам у нам, но выбирал приличную гостиницу, если за счёт универа.