Как организовать конференцию?

[Andre]

Добрый день коллеги!
С недавнего времени задался вопросом, как организовать конференцию, было бы интересно организовать научную конференцию или семинар за рубежом, может у кого-то есть практика или информация, как это делается?

Заранее спасибо

[Anastasiya Gorelova]

Я на данный момент занимаюсь организацией конференции в МСК.
Начинали с того, что определили тематику конференции, направления работы (секции), собрали программный комитет из числа профессоров ведущих вузоов РФ и СНГ.
Написали Положение о конференции с описанием порядка подачи работ на конфернцию, где и как будет проводится, какие требования к работам.
Дали объявления о старте конференции и сборе работ (интернет, СМИ, расслка по вузам, федеральные образовательные сайты и т.д.).
Параллельно надо договариваться с владельцами помещения, где будет проходить мероприятие (если это предполагается), определить издательство (для публикации сборника), если готовы помочь иногородним с заселением - то поиск гостиницы и бронирование номеров.

Учитывая, что это будет первая конференция, надо понимать, что народу будет немного и сразу все не окупится.
Важно обозначить актуальные и интересные темы, которые еще "не избиты" и привлекут участников, а также найти спонсоров мероприятия (комерческие компании, гос.научные учреждения и т.п.).

А в остальном взять за образец какую-либо успешную научную конференцию и сделать все как у них (по образу и подобию).

Успехов!

[Andre]

Спасибо большое за ответ!
У меня сразу же возникло несколько вопросов:
1) надо ли где регистрировать информацию о том, что будет проводиться конференция.
2) Может ли какая-то частная организация проводить научные конференции и семинары, либо это прерогатива только ВУЗов.
3)Если по результатам конференции я бы хотел, чтоб вышел сборник тезисов-это издание нужно как-то регистрировать либо можно просто в издательстве заказать этот сборник и раздать учасникам конференции?
4) Подобоный вопрос и по сертификату-если мы хотим выдать сертификаты учасникам, мы можем просто заказать их в типографии и поставить печать либо их надо где-то регистрировать и т.д.?
5) Если мы хотели бы провести конференция где-то зарубежом, надо ли нам обязательно связываться с тур.компанией либо мы сами можем зарезервировать отель и заказать билеты для участников конференции?

Если у кого-то есть опыт по проведению конференций зарубежом-пожалуйста сообщите-есть интересные идеи и предложения.

[Anastasiya Gorelova]

Попробую ответить на часть вопросов:

Сообщение от Andre

У меня сразу же возникло несколько вопросов:
1) надо ли где регистрировать информацию о том, что будет проводиться конференция.

насколько я знаю, нет. Тут главное проинформировать общественность о мероприятии: в журналах, сайтах, на стендах информационных и т.п.

2) Может ли какая-то частная организация проводить научные конференции и семинары, либо это прерогатива только ВУЗов.

может. Любой может организовать конференцию. Вопрос только каков будет её статус? Для научной - важно наличие ученых, для бизнес-конференции - наличие безнесменов и т.п.
Я организую не как вуз, как фирма. Но конференция - международная студенческая (по участникам). С надеждой придать ей статус научной. Сейчас это первая "проба", дальше будем изучать ошибки и смотреть как улучшить и что.

3)Если по результатам конференции я бы хотел, чтоб вышел сборник тезисов-это издание нужно как-то регистрировать либо можно просто в издательстве заказать этот сборник и раздать учасникам конференции?

не знаю. Лучше посмотреть один из сборников похожей конференции и спросить у издателей.

4) Подобоный вопрос и по сертификату-если мы хотим выдать сертификаты учасникам, мы можем просто заказать их в типографии и поставить печать либо их надо где-то регистрировать и т.д.?

не надо нигде регистрировать. Это ваша инициатива, где хотите и как хотите их печатаете. Вопрос только в статусе документа. если там стоит подпись Фурсенко, то, думаю, регистрировать надо

5) Если мы хотели бы провести конференция где-то зарубежом, надо ли нам обязательно связываться с тур.компанией либо мы сами можем зарезервировать отель и заказать билеты для участников конференции?

зависит от правил въезда в страну. Иногда проще организовать групповой тур через агентство, чтобы не мучаться с визой и с бронированием отеля на большое число гостей.
В принципе, все по силам и самим.

[Andre]

А Вы по какой тематике и в каком городе планируете проводить конференцию? Может объеденим усилия? Я так понимаю, что если в конференции будут принимать участие несколько ученых -ее уже можно называть научной или есть какие-то требования к названию конференций???
Планируете ли Вы выпускать сборник тезисов по результатам конференции или где собираетесь размещать тезисы участников?

[Anastasiya Gorelova]

Сообщение от Andre

А Вы по какой тематике и в каком городе планируете проводить конференцию? Может объеденим усилия? Я так понимаю, что если в конференции будут принимать участие несколько ученых -ее уже можно называть научной или есть какие-то требования к названию конференций???
Планируете ли Вы выпускать сборник тезисов по результатам конференции или где собираетесь размещать тезисы участников?

Сейчас в Москве (28-29 августа). Тематика: Информационная безопасность.
Публиковать тезисы в сборнике пока не будем, в этом году разместим на нашем сайте. На следующий год - подумаем.
Требований по статусу конференции у меня нет. Я поспрашиваю у знакомых организаторов научных конференций - постараюсь до конца недели отписаться.

Немного интересной информации тут есть (старая правда публикация) http://www.treko.ru/show_article_470

[Inna]

Есть такая книга смешная о науке - А.В. Юревич "Психологи тоже шутят". Там есть глава и про то, как организовать конференцию. Очень жизненно

[Anastasiya Gorelova]

Могу подвести итог и сообщить, что я справилась с организацией и все прошло отлично!

[nauczyciel]

Anastasiya Gorelova, поздравляю!

[Anastasiya Gorelova]

Спасибо!
Результаты действительно отличные!
Осталось "доверстать" страничку по итогам конференции, пресс-релиз уже опубликован.
Трех студентов пригласили к нам на работу, начата подготовка ко второй конференции.